إدارة الشؤون المالية والإدارية

✍️ الموضوع: إدارة الشؤون المالية والإدارية
( مركز البحث الصناعي »» إنموذج )
المقدمة:
تختص إدارة الشؤون المالية والادارية بتنفيذ كافة اللوائح المالية والإدارية المعمول بها وتنفيذ البرامج المالية للسياسة التي تتقرر ، والتي يراعى فيها طبيعة العمل فى المركز وما تتطلبه أعمال البحث الصناعي والجيولوجي والتعديني من استمرارية ومرونه في التصرف فى ظل نظام يتضمن حساب تكلفة المشروع.
وتقييم النتائج المالية التي تتحقق ورفعها للإدارة العليا بالمركز مشفوعة بتوصية بالإجراءات التي يتطلبها الأمر.
كما تختص بالأمور المتعلقة بالنواحي الإدارية للمركز وتشمل شئون الإفراد وخدمات مقر المركز من صيانة وحركة ونظافة وسلامة.

✳️ وتتولى الأمور التالية:
📌 التخطيط للاحتياجات المالية للمركز على أساس البدء بتجميع التقديرات الخاصة بالمشروعات التى ينفذها المركز وربطها بخطط وظروف التشغيل بالتعاون مع الإدارات المختصة توطئة لتجميع ميزانية كلية للمركز طويلة الأجل وسنوية تشمل بالإضافة الميزانية المشروعات توفير احتياجات مقر المركز وخدماته.
🖍️إعداد مشروع الموازنة السنوية على ضوء خطة النشاط الجارى متضمنة النقد الأجنبي.
🖍️إعداد الحساب الختامي عن كافة أوجه الأنفاق خلال العام المالى المنتهى.
🖍️اتخاذ الإجراءات لتنفيذ الميزانية المعتمدة وتقديم التوصية والمشورة للإدارات الأخرى فيما يتعلق لطلبات الميزانية الخاصة بها وتضمينها فى الميزانية العامة للمركز.
🖍️متابعة تنفيذ كل جزء من أجزاء الميزانية وتحليل الانحرافات وابلاغها للإدارات المعنية لاتخاذ الإجراءات التصحيحية ورفع النتائج للإدارة العليا للمركز وذلك بالتنسيق مع مكتب المراجعة.
🖍️مسك سجلات مناسبة لمتابعة دفع المستحقات للأفراد.

📌اقتراح التخطيط الخاص بالأفراد للحصول على استفادة مثلى من الإفراد المتاحين لتنفيذ مشروعات المركز وأداء الإعمال الوظيفية المعاونة التى تلزم لها واتخاذ الإجراءات لتنفيذ الخطط التى تتقرر فى هذا الصدد وذلك بمعرفة الإدارات المعنية.
🖊️التعاون مع إدارة الدراسات العليا والتدريب الدولي فى إعداد وتنفيذ برنامج تطوير وتدريب العاملين بالإدارة.
🖊️القيام بالأمور المتعلقة بإجراءات تعيين الافراد واختيارهم وسجلاتهم واستحقاقاتهم وخدماتهم الشخصية والرعاية الصحية والترفيهية وفقا للائحة الخاصة بالمركز.
🖊️تولى أمور الأمن والسلامة فى مقر المركز

📌 تولى الأنشطة المتعلقة بخدمات مقر المركز وتشمل:
☘️شراء مايلزم للمركز من معدات وأدوات ومستلزمات وفقاً للائحة المشتريات بالمركز وفى حدود الاعتمادات المقررة وذلك بعد الحصول على طلبات الادارات المختلفة من هذه الاصناف.
☘️إدارة المخازن العامة بمقر المركز للاحتفاظ بالمعدات والمواد والمستلزمات المشتراه فى حالة جيدة والصرف منها بناء على طلبات تقدم وفقاً للائحة المركز وتسجيل عمليات الصرف فى السجلات الخاصة بالمخازن.
☘️تنظيم أعمال البريد والمراسلات في مقر المركز لتقليل الإجراءات وتأمين انتظام وسلامة التعامل فيها وسرعة التصرف في شأنها وتضمين هذه الأمور في منظومة حسن سير العمل بالمركز.
☘️أعمال الخدمات الإدارية في نطاق المباني والمياه والإنارة والهواتف دخل المركز.
☘️تولى أعمال الصيانة والإصلاح لمبنى المركز وأثاث المكاتب ومعدات المكاتب الميكانيكية والكهربائية والأدوات الصحية وحدائقه وسياراته

✳️ الأقسام التالية:
📌قسم الشؤون المالية
ويختص بالأتي:
🌻إعداد تقديرات مشروع الميزانية فى ضوء الاقتراحات المقدمة من بقية الإدارات بالمركز.
🌻إعداد الحسابات الختامي الخاص بالمركز وعرضة على الجهات ذات الاختصاص للاعتماد.
🌻إعداد التفويضات المالية والمصلحية فى حدود الاعتمادات المقررة للمشروعات ومتابعة الإفراج المالي عنها ومراقبة تنفيذ الاعتمادات المالية المخصصة للمركز.
🌻إعداد بطاقات وكشوفات المرتبات والاجور ومكافآت المتعاونين والمتدربين وغيرهم وبطاقات التأمين والتقاعد للعاملين بالمركز وإعداد أذونات الصرف الخاصة بها.
🌻الإشراف على أعمال الخزينة ومراقبة الحركة النقدية بها وإجراء الجرد الدورى لها ومراجعة الفواتير والمستخلصات المقدمة من المورد والهيئات الاستشارية ومراقبة خطابات الضمان وتحديدها.
🌻متابعة خطابات الضمان من ناحية المدة وتجديدها والنواحي الحسابية المتعلقة بها.
🌻متابعة الاعتمادات المستندية المفتوحة بالخارج وفحصها اول بأول لمعرفة ما استعمل منها وماتبقى بدون استعمال الى نهاية السنة المالية.
🌻إعداد خطة التوريد في ضوء احتياجات المركز والميزانية المعتمدة وتوفير احتياجات المركز من مختلفة المهمات والأدوات.
🌻تنفيذ أوامر الشراء بالنسبة للمشتريات وأوامر التكليف بالنسبة لتأدية الخدمات بعد اعتمادها من المختصين واستصدار التراخيص للتوريد الخارجية.
🌻متابعة أوامر الشراء والتكليف ومتابعة توفرها في الوقت المحدد وتسجيل الفواتير الواردة ومراجعتها وفقاً للنظم المعمول بها.
🌻اتخاذ إجراءات الحصول على اذونات التسليم والصلاحية والإفراج عن التوريدات المختلفة ومتابعة نقلها.
🌻الحصول على شهادات العجز للتوريدات من إدارة الموانى متابعتها من جهات الاختصاص بالتأمين.
🌻الإشراف على تنظيم المخازن العامة ودخول الأصناف واستلامها وفحصها وأعداد محاضر الفرز اللازمة لها وتخزينها وقيدها بالدفاتر والبطاقات.
🌻مراقبة أرصدة الأصناف بالمخازن بحيث لا تتجاوز الحد الأعلى المقرر وكذلك مراعاة طلب الأصناف التى يصل رصيدها الى حد الطلب.
🌻حصر ومتابعة العهد الشحصية ومراقبة مايطرأ عليها من تعديلات.
🌻صرف الأصناف المستديمة من المخازن للاستعمال فى المكاتب أو أحد الأقسام بموجب طلب صرف معتمد من مدير الإدارة المختصة ، على أن يعد لها إذن صرف عهدة خاص وتقيد بدفتر خارجى لدى أمين المخازن يسمى دفتر العهدة الشخصية.
🌻صرف الأدوات والمهمات المطلوبة من المخازن لمختلف الأجهزة بالمركز بموجب طلب صرف معتمد من رئيس القسم الطالب.
🌻إعداد بطاقات المشروعات التى يقوم بتنفيذها المركز بحيث تتم مراقبة المصروفات الفعلية لكل مشروع والايرادات المتفق عليها مع الغير لتنفيذ تلك المشروعات.
🍁ويمارس هذا القسم اختصاصاته من خلال الوحدات التالية:
💐وحدة الميزانيات والحسابات.
💐وحدة المخازن.
💐وحدة المشتريات والتسريح الجمركى

📌 قسم الشؤون الإدارية
ويختص بالقيام بالإعمال الأتية:
🖊️تنظيم الإعمال والخدمات الإدارية وتنسيقها.
🖊️اتخاذ الإجراءات اللازمة للمحافظة على أموال المركز وممتلكاته.
🖊️إدارة الإعمال الخاصة بالتعيين والترقية والنقل والندب والإعارة وأجازات الموظفين وعلاواتهم وغيرها من شئون الموظفين حسب النظم واللوائح المعمول بها فى المركز.
🖊️إعداد مشروع الملاك الوظيفى بالمركز والأشراف على تنفيذه.
🖊️القيام بأعمال ومسئوليات تنفيذ القرارات والمنشورات والتعليمات الصادرة فى شأن الموظفين بمختلف فئاتهم وفقاً للقوانين واللوائح.
🖊️التحضير لاعمال لجنة شئون الموظفين وإعداد القرارات الصادرة عنها بالتعاون مع المكتب القانونى وتنفيذها وحفظ كافة الإعمال المتعلقة بها.
🖊️الإشراف على أعمال المناوبة والحراسة والاستقبال . القيام بأعمال النسخ والسحب بالمركز.
🖊️الإشراف على مطعم العاملين بالمركز وتوفير كافة الاحتياجات اللازمة له من مواد وعمالة وتقديم الخدمات لصالات الاجتماعات والندوات وغيرها.
🖊️الإشراف على أعمال جهاز المبرق والبريد المصور وتوفير المتطلبات اللازمة لتسهيل العمل.
🖊️تسجيل وتصنيف البريد الوارد والصادر وتوزيعه على جهات الاختصاص.
🖊️فتح الملفات الجديدة ومراجعتها والتأكد من إتمام الإجراءات المتعلقة بالمواضيع المرفقة بها.
🖊️حفظ الملفات وتتبع حركة تداولها.
🖊️حفظ الوثائق والمستندات التى انتهت اجراءاتها بعد التأكد من أن الإجراءات اللازمة قد اتخذت وذلك بالتنسيق مع إدارة التخطيط والمعلومات.
🍁ويمارس قسم الشؤون الإدارية اختصاصاته من خلال الوحدات آلاتية:
🌺وحدة شؤون الموظفين.
🌺وحدة المحفوظات والتوثيق.
🌺وحدة الخدمات المكملة

📌 قسـم العلاقات العامة وخدمات العاملين
ويختص بالأتي:
⏪ تسهيل مهمة المركز فيما يتعلق بالاتصال بالمؤسسات والهيئات فى داخل ليبيا أو خارجها.
⏪ مساعدة الخبراء وموظفي المركز الموفدين في مهام رسمية وذلك بالاتصال بالإدارات والمؤسسات المختلفة لتسهيل مهمتهم حتى يتمكنوا من التفرغ لمهام عملهم.
⏪ اتخاذ اجراءات الحجز فى الفنادق والمآدب وحجز تذاكر السفر.
⏪ استقبال الوفود وتهيئة الإمكانيات المتوفره لتسهيل مهمتهم وتحديد مواعيد الزيارة مع المسؤلين لهم سواء كان هولاء المسئولين فى المركز أو خارجه.
⏪ متابعة وتقديم الخدمات الخاصة بالندوات والمحاضرات والمؤتمرات والمعارض العلمية التى يقوم بها المركز سواء بداخله أو خارجه.
⏪ العمل على مساعدة العاملين فى توفير السكن وتسهيل إجراءات الحصول عليه.
⏪ العمل على توفير العلاج الطبى وتسهيل الاشتراك فى العيادات والمصحات المتخصصة.
⏪ القيام بإجراءات ومستندات السفر الخاصة بالعاملين.
⏪ استخراج الرخص وتجديدها وتسديد المخالفات.
⏪ القيام بالإعمال اللازمة فى حالات الافراح المآتم والمناسبات الاجتماعية الاخرى.
⏪ استخراج الشهادات من الجهات المختصة وتقديم الاقرارات والطلبات اليها.
⏪ دفع فواتير الكهرباء والمياه والهاتف والغاز وغيرها.
⏪ تقديم الصكوك الخاصة للعاملين للمصارف وتحصيل مبالغها.
⏪ القيام بالإجراءات والمعاملات الأخرى التى يكلف بها القسم.
⏪ الإشراف على الصناديق الخاصة بتقديم الخدمات للعاملين.
🍁ويمارس القسم اختصاصاته من خلال الوحدات الآتية:
☘️وحدة العلاقات العامة.
☘️وحدة خدمات العاملين

📌 قسم الصيانة والحركة
ويختص بالأتي:
🖍️مسئولية الصيانة والأمان لمباني المركز.
🖍️الإشراف على القيام بأعمال الصيانة العامة لمباني المركز ومعداته.
🖍️سواء كان كهربائية أو الات أو هواتف أو ورش ميكانيكية أو غيرها من أعمال النجارة والسباكة والتنظيف والحدائق.
🖍️إعداد تقارير دورية عن المعدات الصالحة والغير صالحة وما يتطلب من تغيير لها بوقت كافي لاستمرارية العمل بها.
🖍️الإبلاغ فى حينه عن أي حدث طارئ قد يحدث فى معدات المركز تعرض العاملين للخطر.
🖍️العمل على استمرارية عمل المعدات والآلات والآليات بالمركز.
🖍️الإشراف والقيام بأعمال التركيبات الكهربائية والميكانيكية وغيرها للمختبرات الجديدة والمبنى الإداري بالمركز.
🖍️توفير وتنظيم الحركة والنقل الخاصة بالمركز.
🍁 ويمارس القسـم اختصاصاته مـن خلال الوحدات التالية:
🌷وحدة الصيانة والاتصالات.
🌷وحدة الحركة والورش.
🌷وحدة الأمن والسلامة

وتقبلو خالص تحياتنا،،،

✍️ إعداد وتقديم
د. محمد فهمي رشاد منصور